Писать можно на русском. Письма нужно отправлять с НЕ .ru-адресов (например, с gmail.com).
Просачиваться в консульство не нужно - туда можно попасть обычным способом Если по дата онлайн-записи поздняя, то можно прийти раньше - за одну-две недели до вылета и попасть на приём в порядке живой очереди (но при этом онлай-запись на какой-нибудь день и анкета должны быть обязательно).
Документы в Вашем случае может сдать один за двоих, общим пакетом.